¿Cómo interactúan la Metodología Scrum y el Service Design?

25 abril, 2016 - 9 minutes read

Hace un tiempo que en rrebrand venimos hablando de Metodología Scrum y es que, en una agencia de innovación como esta, vivimos a diario rodeados de conceptos como design thinking, usuario, divergencia y convergencia, intuición, visual, empatía, libertad y tantos otros como se os puedan venir a la mente y que puedan tener conexión con el proceso de generación de ideas en un entorno creativo.

Si bien, aunque pudiera parecer que en cada paso volvemos a empezar, hemos de confesar que todo este proceso no sería posible sin el seguimiento de metodologías donde, el trabajo en equipo y la actitud son los pilares sobre los que asentamos nuestro crecimiento y desarrollo.

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Por ello, concienciados del camino que nos toca recorrer, y habiendo asumido e interiorizado los procesos y metodologías del Design Thinking o Pensamiento visual, nos planteamos el reto de incorporar, también, un conjunto de buenas prácticas que nos permitieran minimizar, de manera colaborativa, los riesgos durante la realización de un proyecto. Así dimos con la Metodología Scrum, considerado como el paradigma de metodología de desarrollo ágil y flexible (otro de los conceptos que resuenan constantemente en rrebrand).

Pero, ¿cómo implementar Scrum sin dañar la esencia de los procesos clave de Service Design?

Ante este doble reto, nuestros cerebros diseñadores se pusieron a trabajar para tratar de encontrar el punto de entendimiento entre ambas formas de trabajo, y lograr que el diseño de servicios empatizara con las metodologías ágiles. Convencidos de que lo primero era disfrutar del proceso de aprendizaje, nos despojamos de las capas de diseñadores que nos acompañan cada día, para realizar una honda inmersión en las profundidades de esta metodología proveniente del Japón, identificada y definida por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi a principios de los 80. Aunque inicialmente esta forma de trabajo se ideó para el desarrollo de software, viene desde hace unos años pisando fuerte en su aplicación a cualquier entorno de trabajo complejo e innovador, las posibilidades son infinitas!

La integración de la Metodología Scrum en nuestro proceso de trabajo nos permite mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, así como nos dota de una herramienta que incrementa nuestra rapidez y eficacia en la realización de los proyectos.

Principalmente, esta metodología nos ofrece la posibilidad de organizar de manera más eficaz al equipo, determinar y poner foco en el alcance del proyecto, así como aclarar el rol que cada uno desempeña. La incorporación de un framework ágil a nuestra forma de trabajo garantiza que el resultado de mayor valor se completa en el tiempo estimado. Si bien, una de las principales características de la metodología Scrum es que sus ventajas se trasladan también hacia el cliente, quien a través de un feedback continuo, que tiene lugar al final de cada ciclo, puede incorporar cambios que mantienen el desarrollo del proyecto alienado con sus objetivos de negocio. De esta manera, se genera un mayor entusiasmo, compromiso y satisfacción pues sus expectativas son conocidas en todo momento por el equipo de desarrollo del proyecto, que incorporan con flexibilidad los cambios propuestos. Esto es, Scrum es una metodología especialmente diseñada para adaptarse a los cambios ligados a nuevas necesidades del cliente o evoluciones del mercado, que promueve entre los miembros del equipo una alta capacidad de reacción.

Conviene asimismo destacar, que Scrum se basa en el compromiso y la auto-organización de sus equipos, principios sin los cuales los beneficios de mayor productividad, mayor calidad y reducción del time-to market, no serían posibles. Para ello, Scrum establece tres pilares fundamentales: Transparencia, Progreso y Adaptación. La metodología Scrum es un simple conjunto de funciones, responsabilidades y reuniones que nunca cambian. Mediante la eliminación de la imprevisibilidad innecesaria, nos encontramos en mejores condiciones para hacer frente a la imprevisibilidad necesaria de descubrimiento y aprendizaje continuo.

Una vez entendido el funcionamiento de Scrum, nos aventuramos a integrarlo en nuestro proceso de desarrollo de proyectos de Service Design, partiendo de la premisa de que estos dos procesos no son contradictorios, por tanto no hay incompatibilidad, sino que definitivamente coexisten. Service Design es una amplia colección de ideas, procesos de diseño, transformación e implementación para finalmente, mejorar de forma continua los servicios. De modo que, siendo complementarias, lo único que nos faltaba por averiguar era:

¿Cómo interactúan la metodología Scrum y el Service Design? 

En una primera vuelta, intuimos que los proyectos comienzan con Service Design y terminan con la entrega del servicio rediseñado, cuya implementación sí sería objeto de la metodología ágil. Esto significaba que no habíamos conseguido, realmente, idear la forma en que ambos procesos convivieran, de manera que seguíamos sin incorporar una forma de trabajo ágil al desarrollo de nuestro proyectos. Pero, no contentos con el resultado de nuestra primera conclusión, decidimos explorar un poco más acerca de cómo combinarlos. Este aprendizaje resultó ser algo frustrante pues, tras largas búsquedas, observamos que otros expertos en diversas técnicas de Project Management habían alcanzado la misma lógica conclusión. ¿Significaba eso que habíamos llegado al fin de nuestro experimento? Eureka! Experimento fue la palabra que (recuperando las capas de diseñadores de las que nos habíamos desprovisto al inicio de este aprendizaje) nos permitió encontrar la solución, o al menos lo que en términos de Scrum podría considerarse una “primera solución viable” a nuestro reto.

Efectivamente, comprendimos que los proyectos empiezan con Service Design pero, también acaban con Service Design. Si bien, sabiendo que éste es un proceso no lineal e iterativo, característica que comparte con la metodología ágil que procuramos incorporar, tratamos de identificar en qué momento del desarrollo de proyectos de diseño de servicios la iteración cobra más protagonismo. En base a esta idea, determinamos que las etapas de Cocreación/Ideación > Prototipado > Experimentación pueden discurrir como un ciclo de Scrum (Sprint), pues es entonces cuando el Service Design comienza a liberar pequeñas entregas incrementales en forma de prototipos. Éstos son testeados con los usuarios, momento en el que es posible identificar mejoras significativas, fallos a resolver y posibles carencias. La incorporación de este feedback genera un nuevo ciclo, que igual que el anterior, da lugar a la entrega de un nuevo resultado completo potencialmente definitivo.

Huelga decir, que vivimos este momento de coexistencia de los procesos de Scrum y Service Design tal y como estas metodologías nos han enseñado, como una mínima idea viable que precisa de experimentación, mejora e iteración.